Hoe kun je goed communiceren met Chinese leveranciers?

Veel bol.com gebruikers kiezen ervoor zaken te doen met Chinese leveranciers. Argumenten die hierbij worden gegeven liggen met name op het gebied van de prijs. Er zit echter ook een keerzijde aan het zakendoen met China, namelijk de communicatie. Veel Chinezen zijn de Engelse taal niet machtig. Voor degene die wel basis Engels spreken, hebben we in dit artikel een aantal tips opgesomd in hoeverre je de communicatie met Chinese leveranciers wel zo goed mogelijk kan laten verlopen.

Nog even over die Engelse taal

Zoals gezegd spreken Chinese leveranciers nauwelijks Engels. Om toch zo goed als mogelijk met ons in het Engels te communiceren gebruiken ze een vertaalprogramma. Vergelijk dit dus met Google Translate, ze vertalen letterlijk alles wat ze naar je sturen evenals wat jij naar hen stuurt. Hierdoor kan miscommunicatie optreden, wat negatieve gevolgen kan hebben voor jouw ingekochte producten.

Je zult dus duidelijk moeten zijn in je communicatie. Makkelijker gezegd dan gedaan hoor ik je denken. Toch kan ik je vertellen dat het makkelijker is dan je misschien op voorhand zou denken. Maak gebruik van een standaard template waarin je niet meer dan vijf vragen aan je Chinese leverancier gaat stellen. Ga deze vragen ook nummeren, zodat je er vanuit kunt gaan dat je op al je vragen in ieder geval een antwoord krijgt. 

Een dergelijk template brengt nog meer voordelen met zich mee. Je kan dit template namelijk geautomatiseerd naar verschillende (Chinese) leveranciers sturen. Uit de response die je daarop krijgt kun je voor jezelf inschatten in hoeverre de desbetreffende leverancier de Engelse taal onder de knie heeft. Als je met andere woorden op zoek bent naar een Chinese leverancier die je op langere termijn wilt behouden, kies dan dus zeker voor een leverancier die redelijk tot goed Engels kan en niet alles letterlijk vertalen.

Stuur maar een vraag per keer

Nadat je jouw template met de eerste - pak ‘m beet - vijf vragen hebt gestuurd naar de Chinese leverancier en je in jouw ogen een goede Engelse reactie krijgt op je vragen kun je verder in zee gaan met deze leverancier. Het is na dit eerste contact van belang om 1 concrete en genummerde vraag te sturen per keer. Op deze manier kom je namelijk met je leverancier in een bepaald proces op een lijn te zitten en is de kans op miscommunicatie verkleind. 

Daarnaast kun je ook meer levelen met je Chinese leverancier door er af en toe voor te kiezen om simpele woorden in het Chinees te schrijven (na vertaling uiteraard). Je maakt je boodschap dan voor de Chinese leverancier een stuk duidelijker. Je kan er voor kiezen een aantal belangrijke woorden zoals “afleveradres”, “verpakking” of “materiaal” naar het Chinees te vertalen. Je zult dan zien dat de Chinese contactpersoon in kwestie dit gaat waarderen en bovendien een veel beter idee heeft van wat je bedoeld. Het onderlinge contact zal waarschijnlijk een stuk soepeler verlopen. 

De communicatie na de beginfase

Als het fundament van de communicatie in dit begin is gelegd, kun je verder gaan. Hiermee bedoel ik het uitschrijven van het systeem of systemen waarmee je werkt. Hierbij schrijf je bijvoorbeeld een handleiding van het verzendproces voor je leverancier of contactpersoon in China. Let er op dat je die handleiding in Jip- en Janneke taal schrijft. Dat betekent ook het schrijven van een helder en concreet stappenplan. Beschrijf bijvoorbeeld stapsgewijs hoe jouw uitgekozen Chinese leverancier het artikel naar je opstuurt. Als dit namelijk niet helder is, zal je hoogstwaarschijnlijk een terugkoppeling krijgen waarin staat dat het niet duidelijk is wat er moet gebeuren. Voor je het weet ben je een week verder. Dat is niet alleen zonde, het kan je ook sales of een negatieve klantervaring opleveren als je het specifiek voor een klant inkoopt. Die klant wil het immers zeer snel in huis, zeker de bol.com gebruikers.

Voor het schrijven van een concreet genummerde beschrijving van het verzendproces naar jou als tussenpersoon of direct naar de klant, is het ook aan te bevelen gebruik te maken van duidelijke foto’s. Mocht jouw contactpersoon uit China namelijk niet weten wat je hebt geschreven, dan zou hij of zij dit nog altijd potentieel kunnen herleiden uit afbeeldingen. 

Chinese leverancier laten communiceren met je vervoerder

Voor het versturen van de ingekochte goederen in dozen zal de Chinese leverancier contact moeten hebben met je vervoerder om dit bij jou te krijgen of rechtstreeks te versturen naar je klant. Ook jij bent verantwoordelijk voor een duidelijke en efficiënte communicatie hierin. Ik heb hiervoor een mogelijk handig stappenplan gemaakt die je kunt beschouwen als een template, waarbij de leverancier uit China kan communiceren met je expediteur.

1. Important: every article or carton can be max 20KG! Make sure the material is highly qualified.

2. Open file ‘In package’. This document has to be IN every package you will send. 

3. Open file ‘On package’. This document has to be on every package you will send.

4. See my reference number below my purchase letter. Write down this reference number on every package you will send. 

5. Finished? Please send me pictures of it. When I receive your pictures I will send you the address details of the forwarder.

Met de foto’s die je ontvangt van je Chinese leverancier krijg je een goed beeld van hoe hij of zij het product verzendklaar heeft gemaakt na jouw duidelijke instructies. Mocht er hier toch nog iets niet goed te zijn gegaan, dan kun je voor verzending nog tijdig aan de bel trekken. Let er op dat je voor alle partijen een duidelijk referentienummer noteert zodat er nooit getwijfeld hoeft te worden door wie dan ook waarvoor het pakket bestemd is.

Proces bewaken

Als iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt is het nog altijd wel zaak dat je een controlerende functie blijft hebben binnen het proces. Dat wil zeggen dat je het - hopelijk gestroomlijnde - proces goed blijft bewaken en managen. Vraag dan ook altijd om bevestigingen - confirmations - van je Chinese leverancier. Je kan dan waar nodig schakelen en bijsturen om te voorkomen dat er iets in het logistieke proces niet goed gaat. Dit valt en staat met je eigen inspanning, namelijk hoe concreter jij het systeem uit kan schrijven hoe kleiner de kans op miscommunicatie. Bovendien kan het zeer efficiënt werken, want als je een keer tijd en energie in het eerder geformuleerde template hebt gestoken, kan het voor en door elke leverancier in principe uit worden gevoerd. 

Houd er met de procesbewaking ook rekening mee dat het handelen met Chinezen en de Westerse cultuur behoorlijk ver uit elkaar ligt. Het is belangrijk dat je de lange termijn in ogenschouw blijft houden. Dat wil zeggen dat je goed de tijd moet nemen om een goede handelsrelatie met je Chinese leverancier op te bouwen. Dit gaat je namelijk op termijn veel tijd schelen in de communicatie. Geduld is dus een schone zaak!

Waar je verder op moet letten

Chinezen zijn over het algemeen niet heel direct. Dat vertaalt zich in het feit dat Chinezen niet zo snel nee zeggen en snel om bepaalde situaties heen draaien. Hierin is het belangrijk dat je flexibel bent, maar dat je zaken ook op papier zet waarin je de onderlinge afspraken schriftelijk hebt genoteerd. 

Als je dat zakelijke contact goed op de rit hebt en je weet wat je aan elkaar hebt, kun je ook best - tot een bepaalde grens vanzelfsprekend - persoonlijke informatie uitwisselen. Als Chinezen ook persoonlijke foto’s zoals een vakantietrip met het gezin naar jou gaan sturen, betekent het dat je een goede band met ze hebt. Als ze dit ook aan jou vragen resulteert dit in een goede relatie waarbij je natuurlijk altijd wel zelf bepaald of je die persoonlijke informatie wil sturen of niet.