Hoe werkt product inkoop precies?

Het inkopen van producten wordt regelmatig onderschat. Op voorhand klinkt dit niet heel lastig, maar in de praktijk heeft menig ondernemer al wel ervaren dat dit lastiger is dan sommigen denken. Bij het inkopen van producten komen veel zaken kijken. Denk hierbij aan het vinden van een fabrikant en het uitvoeren van controles op afstand. Het inkopen van producten is een belangrijk onderdeel van de supply chain. Het vormt namelijk de basis voor de verkoop van je producten. Maar voorafgaand aan het inkopen zijn er nog een aantal andere zaken die geregeld moeten worden. In deze blog beschrijven we de product inkoop van begin tot eind, zodat jij als (toekomstig) verkoper een basis hebt voor het inkopen van producten. 

Product inkopen van begin tot eind

Zoals aangegeven is het inkopen van producten voor sommigen een lastig proces. Dit is helemaal niet erg, je zult namelijk niet de enige zijn. In deze blog vertellen wij van begin tot eind hoe je een product in kunt kopen en wat daarbij komt kijken. Doe er je voordeel mee en loop alle stappen goed door.

1. Productonderzoek: misschien was je deze wel vergeten, maar het verrichten van productonderzoek is de belangrijkste stap bij het inkopen. Je wilt namelijk niet een product in grote getalen inkopen, om er later achter te komen dat hier helemaal geen vraag naar is. In deze blog lees je hoe je er achter komt hoe je productonderzoek doet. Je kunt ook onze zoekvolume tool inzetten om te ontdekken naar welke producten veel vraag is. Dit vormt een goede, maar ook betrouwbare basis alvorens je gaat inkopen. Ook bevestigt het de hoeveelheid vraag. Zo voorkom je dat je in gaat kopen op basis van onderbuikgevoel;

2. Leveranciers selecteren: nadat je hebt bepaald welk product of welke producten je in wilt kopen, ga je onderzoeken welke leveranciers dit kunnen leveren. Gelukkig hebben wij in een vorig blog al beschreven hoe je dit kunt doen. Je gaat een lijst opstellen van leveranciers die jouw gewenste product(en) kunnen leveren. Als je dit hebt gedaan ga je onderzoeken welke leverancier het beste scoort. Dit kan op basis van kwaliteit, prijs, levertijd of reactie snelheid;

3. Offertes: nadat je de lijst met leveranciers hebt bepaald en je de beste hebt gekozen, ga je bij de beste leveranciers offertes opvragen. Dit ga je doen om erachter te komen welke leverancier de beste prijs-kwaliteitsverhouding heeft. Het is dus niet belangrijk om enkel op het onderdeel prijs te focussen. Natuurlijk heeft prijs zeker invloed op de keuze voor een leverancier, maar het is niet alles bepalend. Je kunt namelijk een iets duurder product inkopen, zodat je deze ook voor een hogere prijs kan verkopen. Kortom, focus op meer dan alleen prijs;

4. Selecteren: nadat je de offertes hebt vergeleken, selecteer je de beste leverancier. Vervolgens ga je met deze leverancier afspraken maken. Deze afspraken gaan over de communicatie en bijvoorbeeld levertijd. Je tekent vervolgens een contract met de leverancier waarin alle onderdelen beschreven staan. Dit contract geeft jou als inkoper een stukje zekerheid die altijd van pas komt. Zeker als het gaat om grote inkooporders;

5. Verzending: nadat je leverancier de producten klaar heeft, worden deze verzonden. De verzending kan via verschillende manieren plaatsvinden. Dit kan per spoor, weg, lucht of water. Alle manieren hebben zo hun voor- en nadelen. Binnen Europa is per weg of spoor de meest gebruikelijke. Koop je in Azië je producten, zou je het per water kunnen overwegen;

6. Kwaliteit en juistheid: nadat je het inkoopproces hebt doorlopen en je de producten hebt ontvangen, kun je de kwaliteitseisen controleren. Dit houdt niet alleen in dat de producten werken. Ook moeten ze voldoen aan de gestelde normen om deze producten te verkopen. Ook de juistheid van de bestelling moet worden gecontroleerd. Klopt alles wel en zijn de juiste aantallen geleverd? Als dit zo is kun je het onderdeel juistheid afvinken. 

   Het inkoopproces is zoals je merkt een behoorlijk proces. Het vereist veel nauwkeurigheid. Denk hierbij aan een goede planning en communicatie met de leveranciers. Het is belangrijk dat je regelmatig contact onderhoudt met je leveranciers, zodat je weet waar je aan toe bent met je bestelling. Een handig model voor het inkoopproces is het onderstaande inkoopmodel. 

Het visuele inkoopproces

Onderstaande afbeelding toont de inkoopketen van Porter aan. Deze keten dien je te doorlopen van het specificeren tot nazorg. Per fase van het inkoopproces voer je acties uit.

Dit model beschrijft bovenstaande stappen. Je doorloopt het model van links naar rechts. Bij specificeren bepaal je wat je wilt, hoeveel je wilt en waar je het weg wilt halen. Vervolgens ga je selecteren. Bij selecteren selecteer je de leveranciers die jouw gewenste product of producten kunnen leveren. Als je de lijst met leveranciers hebt gevonden, ga je filteren en offertes sturen totdat je de juiste leverancier hebt gevonden. Deze ga je vervolgens contracteren. Nadat je een goed contract hebt opgesteld met je leverancier kun je verdergaan naar de fase bestellen. Bij bestellen bestel je daadwerkelijk je product(en). Als de producten binnen zijn gekomen ga je kijken of alles juist is en klopt volgens de gemaakte afspraken. Deze fase wordt ook wel bewaken genoemd. Je bewaakt in feite je eigen bestelling. Tot slot verricht je de nazorg. 

En nu?

Nu kun je zelf de verschillende fases doorlopen om je eigen producten in te kopen. Door deze stappen in volgorde te doorlopen kan dit bijna niet meer fout gaan. Lees ook eens onze andere blogs voor meer informatie over verzending, productonderzoek en het selecteren van leveranciers. Mocht je vragen hebben naar aanleiding van deze blog kan je altijd contact met ons opnemen. We helpen je graag.